電話能快速說明外送茶需求，卻不方便回看細節。定點茶地點、外約時間或變化處理若只靠記憶，雙方可能各自保留不同版本。
摘要只寫行動條件
記錄方式、地區、時間窗口和下一次聯絡點，不寫冗長對話。
請對方確認有無錯誤
以台灣市場為主的網頁可作外送茶背景資料，不能替電話內容背書。
變更後建立新摘要
舊版本保留日期，但不繼續作為目前指令。
一份合格摘要應能讓雙方糾錯
摘要可採四行格式：安排類型、確認地區、有效時段及下一個聯絡動作。每一行只放一個條件，避免把推測與對方原話混在一起。發送後請對方指出錯誤，而非只問「收到嗎」，因為收到不等於同意內容。
若電話再次修改定點茶位置或外約時間，就另發新版摘要並標記舊版停止使用。這樣即使外送茶網頁之後改版，仍可追溯當次通話採用的條件；摘要只為確認行動，不應額外保留無關私人資訊。
通話結束後發送一段短摘要，收到明確回應再行動。若未獲回覆，摘要只能標為單方紀錄，不能寫成共同確認。
