編號有用，是因為它接著某一份名單
假設A名單把一筆資料標成071，這是假設索引，不是真實刊登或本站Article ID。071在這份名單裡可以協助定位，到了B名單則需要B自己的對照說明。B也有071，不會自動建立兩筆資料的關係。
記錄時保留名單名稱、網址、編號原樣與所見日期。數字前有字母、前面有零，或後面帶符號，都先按原樣儲存。沒有說明時，不要自行去掉它們；它們可能是該來源採用的索引寫法。
還要看編號屬於哪個欄位。它可能緊挨著照片，也可能標在方案或文章條目旁邊。用「這頁的資料編號」或「這份方案編號」說明位置，比籠統說「這個人的號碼」更接近你實際看到的資訊。
編號可以幫助查回頁面，卻不能用來查現實真名或推定身份。查詢任務本身通常無需增加私人識別資料。
同號、改號與查不到，先分開處理
跨站同號時，先各自讀兩站的資料。只有公開說明給出對應，才能把這項對應當作來源宣告保留。不必因為名字或照片看起來像，就把號碼當成驗證結果。
同站改號時，找有沒有改版、重刊或對應說明。若原頁明示舊號改為新號，可以照這段說明查詢；沒有說明，就只是舊位置和新位置關係未定，不能用數字先後猜改版順序。
查不到時，確認自己是在原名單查，還是換到另一個分類或搜尋工具。搜尋未命中也可能只是目前查詢範圍沒有這段文字；它不能單獨證明資料已經下架，更不能說明為何不再出現。
舊圖上的號碼，要帶著舊版本一起找
若只剩一張截圖，先找圖上站名、名單標題或來源連結。轉傳帳號和截圖來源不一定相同，今天收到圖片也沒有把圖上的舊編號變成當前編號。
不要只傳送「071在哪裡」。可以說明「我看到某來源的舊名單，這筆旁邊標071，目前原連結打不開，想確認是否有公開的新位置」。這段話把查詢範圍留在公開資料，也讓對方知道你並非在問另一個網站的相同號碼。
如果需要引用圖片，文字描述常已足夠。只提供定位必需的標題、編號與來源，不為查一頁資料附上他人的電話、證件或私密內容。
找到新頁後，先確認對應，再讀新頁本身的條件。舊金額、日期或地區不應因編號對應就一併沿用。不同版本的內容仍需要分開保留。
一筆可用的查詢記錄可以很短：「A來源／所見日期／原編號071／原連結」。即使還沒找到當前頁面，這幾項也能把問題留在可追蹤的位置；只剩數字，則讓查詢失去範圍。
